国際会議は参加者同士が奇跡的に出会う場

日本への招致活動、企画提案書の作成、予算の組み立てに会場や機材の手配と、企画から事後処理まで広い業務に携わり、国際会議を成功に導くのが高橋の仕事。国際会議に携わって10年以上の経験を積んだ高橋が考える、「ミーティングプランナー」に求められる役割とは。

開催誘致からイベント開催までは10年ほどの年月をかけることも。
長い期間携わるプロジェクトだからこその面白さ、喜びがある。

ミーティング & コンベンション事業部では、企業のイベントやセミナー、国際的な会議や大会などの企画・運営を行っています。その中で私は、国際会議の企画・運営を担当しています。

国際会議には、いくつかのジャンルがあります。学術系の国際会議、業界団体系の国際会議、官公庁系の国際会議です。学術系の国際会議では、医学、工学、社会学などの分野ごとに研究者や学生が集い、研究発表や講演を行います。業界団体系は、特定の業界ごとに世界中から団体の代表などが集まる年次総会のようなもの。参加団体が一年間の活動を報告し合ったり、新たなルールを作ったりします。官公庁系の国際会議は、いわゆる政府間協議などです。私たちは、様々な国際会議について、企画・運営の実績を重ねています。

具体的な業務は、国際会議の主催者へのセールス活動、会議の企画から開催に向けた事前準備、本番の運営、精算等の事後処理まで広範囲。また、日本での開催が決まっていない招致中の案件については、プレゼン用のプロモーションビデオの制作など招致活動からサポートすることもあり、実際に会議が行われるまで10年ほどの年月をかけることも。長い期間をご担当者の方とご一緒しながら、主催者の夢を形にしていくこの仕事には非常にやりがいを感じています。主催者のご担当者、世界各国からの参加者のみなさん、関わる全ての方を喜ばせたいという思いで、開催までの準備を進めていきます。

会議運営の「グローバルスタンダード」は外せない。
世界各国からの参加者が心地よく交流できる場を演出する。

定期的に世界各地で行われている国際会議には、会議によって様々な慣例があります。担当する際は、主催者の想いを汲みながら、まずは一つひとつの慣例を勉強して、日本で実現させるにはどうアレンジすればよいかを考えて企画を組み立てていきます。会議では各国からの参加者が考えを持ち寄るため、ときには深刻な話し合いになることもありますが、最終的にはよい形でまとまるよう、参加者がリフレッシュできるような場や演出を考えるのが私たちの役目。食事会などは、国際交流しやすい場になるような日本らしい演出を提案することもあります。

日本ならではの「おもてなし」を大切にしたいと思う一方で、「グローバルスタンダード」、つまり、世界水準を満たすという点も重要。英語での対応ができること、国際的なマナーを心得ていることはもちろん、重要視する点や食事の内容など日本国内の常識とは少し違うこともあります。グローバルスタンダードを提供するには、海外で行われている国際会議を学んでおく必要があるので、そうした視察もできる限り行っています。

国際会議は、参加者同士が奇跡的に出会う場。
その先の未来の研究を生み出す空間づくりが私たちの役割。

国際会議は、それぞれ研究発表や活動報告などの大きな目的がありますが、それだけでなく、「参加者同士が奇跡的に出会う場」でもあると私たちは考えています。普段は、世界の南と北でそれぞれに研究している参加者が、たまたま国際会議の場で隣に座り話したところ、意気投合して新たな共同研究が始まる――そんな可能性を秘めた、未来が生まれる場でもあるわけです。だからこそ、スケジュールや会場の配置は効率だけを考えず、参加者同士で気軽にコミュニケーションが生まれる「時間」や「空間」、「モノ」を設けることを意識しています。あらゆる「ミックス」の機会を創出することで、奇跡的な出会いとその後の発展を陰ながら応援してきたいと考えています。

こうした国際会議の意味を理解し、あらゆるニーズに対応できるような人材を揃えていることがJTBコミュニケーションデザインの強み。これからも、ときには一緒にアイデアを練るパートナーとして、ときには細かいご要望に丁寧に対応するサポーターとして、主催者の方々の力になっていきたいです。