イベント担当者が押さえるべきオンラインイベントのあり方とは

ツール選びより大事なのは、
配信で実現したいことの明確化

2020年6月11日、JTBコミュニケーションデザインは「イベント担当者が押さえるべきオンラインイベントのあり方セミナー～テクニカル編～」をライブ配信でのオンラインセミナー形式で開催しました。当日はミーティング＆コンベンション事業部イベントプロデューサーの吉井和人が登壇者となり、ヒビノメディアテクニカルの荻野憲司氏・田中洋氏をゲストに迎え、オンラインイベントやオンラインセミナー（ウェビナー）でのテクニカルなポイントを紹介。本記事では、このセミナー内容に触れながら、実際の反響やイベント担当者が抱えるオンライン配信による課題解決法などを、プロの視点から吉井が語ります。

テクニカルでもわかりやすく
多彩なデモ形式でまとめたセミナーは好反響

まず今回のセミナーですが、新型コロナウイルスの影響によってリアルで集えない今、当社が培ってきたリアルイベントの方法論を活用することで簡単にオンラインイベントが開催できるという発想の転換になればと思い企画にいたりました。

しかし、いざオンラインイベント開催となると多くのお客様は、「昨今の売上状況や先行きが不透明で、イベント予算は限られている」「これまで開催していたリアルイベントの予算内でできることはないのか」「新しく配信サービスを契約する手間や費用をかけずに、会社で使用しているWeb会議システムをそのままセミナーで使いたい」など、様々な悩みをお持ちのようです。

セミナーでは、
①イベントのプロだからわかるオンラインサービスとは？
②効果を最大化するためのオンラインイベントのありかた
③オンラインイベントTips集
と、大きく3つの内容にわけ、課題解決の一助となるよう詳しくご説明しました。

テクニカルといっても、専門的な用語はできるだけ使わずに、パソコン用カメラと業務用カメラではどう映り方が違うのか、照明やマイクの機器について、などについてデモ形式で実際に比較しながら紹介することで、主催者となる企業のイベント担当者が、実際の参加者目線で体感いただける工夫をしました。なかでも、ZoomやTeamsなど、登壇者が別々のWeb会議システムを使っていても同じセミナーに登壇できるという、オンラインサービスの組み合わせについての反響は大きかったです。皆さん使い慣れているオンラインサービスがあるので、それをとにかく使いたいということなんです。例えば、学会など海外からのスピーカーとオンラインでやり取りするケースでは、会議システムの使い方を個々でサポートすることが物理的に難しいと思いますので、この手法は非常に有効になってくると思います。

今回、セミナーへのお客様からの事前登録が1200名弱で、視聴された方は約1000名でした。実は企画段階では500名ほどの想定でしたので、後からサーバー容量を増やして対応することに。事前に多くの方から興味をもっていただいており、実際に多くのお客様に聞いていただきました。「わかりやすかった」というコメントもたくさんいただきましたが、イベント担当者が持っている共通の悩みや疑問を少しでも解消できたのではないかと、手応えを感じました。

目的に合ったオンライン配信ができる
環境づくりが大切

オンライン配信の着手の仕方は、お客様によって様々です。使用するツールやプラットフォームがたくさんあるため、まずはその内容や既存ツールとの併用の有無などを気にする方もいらっしゃいますが、肝心なのは自分たちが何をやりたいのかということです。やりたいことを明確化し、その希望を叶えるツール・機材・演出などを考えていくというところは、実はリアルイベントと変わらないんですね。

セミナースライドの一部 — ツール選びも大事だが、より大事なのは「やりたいことは何なのか？」

オンラインイベントやセミナーを行いたいとき、外部に頼むべきか、自社ですべてやるべきかの判断も、イベント担当者の方にとって難しいかもしれません。しかし、配信をするという体裁をとるのであれば、少なくとも一度は専門的なところに頼むべきだと私は思っています。

Web会議ならいつも簡単にできているので、Webセミナーも簡単にできると思われがちなのですが、自前でやろうとし過ぎると、録画忘れや画面のコントロールがうまくいかないなど、突発的なトラブルが生じる可能性もでてきます。また、映像機材を自分たちで揃えようとしても、こういう状況ですので機材が手に入りにくくなっている場合もあります。

また、自社ですべて実施している会社さまでも、300人や500人規模の社内キックオフなどを会議システムの延長で配信した際、コントロールがきかなくなることがあります。多くの参加者の皆さんにどうやって画面を注目させ続けるのかは難しいところであり、その部分はリアルイベントのやり方を応用することである程度解決ができます。

今回のセミナー内容をまとめた「オンラインイベント虎の巻・Tips集」には、配信ツールの種類やオンラインイベントの始め方など準備に必要な情報もまとめていますので、ぜひご活用ください。

登壇者となって実感した
オンライン配信においての心構え

いつもお客様にご提案する側の私ですが、今回のセミナーでは登壇者側に立たせていただきました。ただ正直申しまして、それほどやることは変わっていません。それは私の職種や役割によるものが大きいのだと思います。私どもはイベントプロデューサーとして、機材等やテクニカル面でどういうふうにするのかを協力会社などと相談して配信環境を整え、台本やスライドを作成します。さらに当日のリハーサル、画面切り替えやデモの挿入などを実際にやってご説明し、登壇するお客様にお渡ししています。

登壇するお客様へのアドバイスとして常に私がお伝えするのは、首を大きく動かさずにカメラを見ながら話すということです。原稿を読む場合、カメラ目線を外さない工夫って重要なんです。例えば、手元に原稿を置いて目線を上下に動かしながら話してしまうと、落ち着きのない印象をもたれてしまいますし、マイクから音が逃げてしまうこともあります。今回のセミナーでも、解決策としてスピーチ原稿を投影する機材をご紹介いたしました。

また、原稿通り読むのは大事なのですが、そこにいかに自分の気持ちを乗せて伝えるかで、受け手側の感じ方も大きく変わってきます。実際、自分が登壇者となってやってみたことで、今までご提案してきたことが確かだったと実感することができました。

当社の強みは、お客様がやりたいことに寄り添うことです。特定の配信サービスを提供しているわけではありませんので、お客様がどういうふうにしたいのかをまず考え、それに合った配信サービスなどを中立的に評価し選定することができます。例えば、費用面を考えながら、お客様に配信サービスを選んでいただき、参加される方の会議システムが違うようであれば、どうすべきかの仕組みづくりをこちらでご提案できます。イベント全体、いうなればお客様のご要望そのもののプランニングやコーディネートを当社が行い、協力会社のヒビノメディアテクニカル様が映像・音響のプランニングをするという組み合わせで、ワンストップでのご提案ができるのが強みです。

オンラインイベントの魅力はリアルイベントより集客力があり、多くの方に届けられる伝え方の一つであるという点です。ただ、気軽に見てもらえるという利便性はありますが、これからはうまく工夫することも必要になってくると思います。今は、オンラインセミナーで情報を得ようとする方は多くいると思いますが、情報や見せ方などがシンプルすぎると注目度が低くなってしまいます。例えば、参加者とのインタラクティブ性をより考慮するなど、コンテンツの効果的な見せ方や演出方法などを設計していかなければといけないと考えています。

集客につながるイベントをつくるためには、リアルイベントのノウハウを発展させることが重要になってくると思います。リアルイベントで実際に使用しているカメラをはじめ、音響・映像機材などを使い、アプローチ方法を応用することで、オンラインイベントを効果的に見せることができるんです。

当社は海外の出演者によるWeb会議システムでの講演やオンライン株主総会の実績があり、最近では表彰式や調印式、展示会、マーケティングセミナー、カンファレンスなどをオンラインで行いたいというご相談も増えています。リアルイベントのノウハウを駆使し、商談までスムーズに持っていけるような集客力のあるセミナーの作りにもチャレンジしていきたいですね。